Hồi tuần trước, có khách hàng chạy khóa học online liên hệ MeCode với tình huống khá thực tế: “Anh ơi, em có 2 nhân viên support cần vào xử lý đơn hàng hàng ngày – cập nhật trạng thái, thêm ghi chú, đổi thông tin giao hàng… Nhưng em sợ các bạn ấy vô tình xóa nhầm đơn, hoặc lỡ vào Settings sửa gì đó thì toang”.
Nghe quen không? Thật ra đây là bài toán mà khá nhiều shop online, đặc biệt là các bên bán khóa học, membership đang gặp phải. WooCommerce mặc định có mấy role sẵn như Shop Manager hay Editor, nhưng… nó quá rộng, cho phép làm quá nhiều thứ. Trong khi thực tế, nhân viên chỉ cần edit đơn hàng thôi, không cần động vào những phần nhạy cảm khác.
Vấn Đề Thực Tế Của Doanh Nghiệp Khi Phân Quyền Nhân Viên
Khi shop phát triển, chủ shop không thể tự mình xử lý hết được. Đơn hàng nhiều lên, cần có người hỗ trợ. Nhưng giao quyền như thế nào cho an toàn?
Nếu dùng role Shop Manager – quyền quá cao:
- Nhân viên vào được tất cả: Settings, Reports, Coupons
- Có thể xóa đơn hàng (vô tình hoặc cố ý)
- Export được dữ liệu khách hàng ra ngoài
- Sửa được giá sản phẩm, tạo mã giảm giá
Nếu dùng role Editor hoặc Author – lại thiếu quyền:
- Không vào được trang quản lý đơn hàng
- Không edit được order của người khác
- Phải liên tục nhờ admin mở quyền
Khách hàng của MeCode đợt này bán khóa học, mỗi ngày có vài chục đơn cần xử lý. Có đơn khách báo sai thông tin, có đơn cần chuyển từ “Processing” sang “Completed” sau khi active tài khoản… Nếu cứ phải chủ shop tự làm hết thì mất thời gian, nhưng giao quyền Shop Manager cho nhân viên thì lại lo ngại.
Theo kinh nghiệm của MeCode làm việc với nhiều khách hàng thì có mấy rủi ro hay gặp:
Xóa nhầm đơn hàng – Đây là vấn đề nghiêm trọng nhất. Một cái nhấn nhầm chuột, đơn hàng quan trọng bay màu. Khách hàng gọi điện hỏi thì… ối giời ơi, dữ liệu đâu mất rồi.
Sửa Settings lung tung – Nhân viên mới vào làm, tò mò click vào WooCommerce Settings, vô tình đổi cấu hình thanh toán hoặc vận chuyển. Khách đặt hàng không được, shop mất doanh thu mà không biết tại sao.
Tạo mã giảm giá riêng – Có case nhân viên tạo coupon 90% off cho bạn bè, hoặc vô tình tạo mã không giới hạn số lần dùng. Phát hiện ra thì thiệt hại đã nhiều.
Export dữ liệu khách hàng – Thông tin khách hàng là tài sản quan trọng. Nếu nhân viên export ra file rồi mang đi… thì rắc rối lắm.
Giải Pháp: Plugin Order Manager Role – Quyền Vừa Đủ, An Toàn Tối Đa
Sau khi trao đổi với khách hàng, MeCode đã phát triển plugin Order Manager Role – một giải pháp custom role chuyên biệt cho việc quản lý đơn hàng.
Nhân viên CÓ THỂ làm gì:
✅ Xem tất cả đơn hàng – Vào được trang Orders, thấy được toàn bộ đơn của shop
✅ Chỉnh sửa đơn hàng – Cập nhật địa chỉ giao hàng, số điện thoại, thông tin khách hàng
✅ Thay đổi trạng thái đơn – Chuyển từ “Processing” sang “Completed”, “On hold”, “Cancelled”…
✅ Thêm ghi chú order – Note lại thông tin khách hàng yêu cầu, lịch sử xử lý
✅ Gửi email thông báo – Email tự động khi đổi trạng thái đơn hàng
Nghe qua thì đủ để làm việc rồi đúng không? Nhân viên support có đầy đủ công cụ để xử lý đơn hàng hiệu quả.
Nhân viên KHÔNG THỂ làm gì:
❌ Xóa đơn hàng – Không có nút “Xóa” hay “Move to Trash”. Muốn xóa phải nhờ admin.
❌ Vào Settings – Không vào được WooCommerce Settings, không sửa được cấu hình thanh toán, vận chuyển, thuế…
❌ Xem Reports/Analytics – Không xem được báo cáo doanh thu, thống kê bán hàng
❌ Quản lý Coupons – Không tạo, sửa, xóa được mã giảm giá
❌ Quản lý Products – Không vào được trang Products, không sửa giá, không thêm/xóa sản phẩm
❌ Export dữ liệu – Không export được danh sách đơn hàng hay thông tin khách
❌ Vào Tools/Status – Không truy cập các công cụ hệ thống
Cái hay của plugin này là nó tự động ẩn hết các menu không cần thiết. Nhân viên login vào chỉ thấy mỗi mục “Orders” thôi – gọn gàng, tập trung vào công việc chính.
Lợi Ích Thực Tế Cho Doanh Nghiệp
Sau khi triển khai plugin cho khách hàng, feedback khá tích cực:
An toàn hơn nhiều – Chủ shop yên tâm hơn khi giao việc. Dữ liệu đơn hàng không bị xóa nhầm, cấu hình hệ thống không bị động chạm.
Nhân viên làm việc độc lập – Không phải hỏi admin mỗi khi cần edit đơn. Tốc độ xử lý nhanh hơn, khách hàng được phục vụ tốt hơn.
Tiết kiệm thời gian training – Không cần training nhân viên về các tính năng phức tạp. Họ chỉ cần biết xử lý đơn hàng – đơn giản, dễ học.
Giảm rủi ro nhân sự – Khi nhân viên nghỉ việc, không lo họ mang theo dữ liệu quan trọng hay để lại “bom hẹn giờ” nào trong hệ thống.
Với các shop bán khóa học, membership, hoặc sản phẩm số, việc kiểm soát quyền hạn còn quan trọng hơn nữa. Vì dữ liệu là tài sản chính, một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến nhiều khách hàng.
Dịch Vụ Custom Plugin WordPress/WooCommerce Theo Yêu Cầu
Plugin Order Manager Role này là một trong những giải pháp custom mà MeCode đã phát triển cho khách hàng. Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng, có flow xử lý riêng. Không phải lúc nào plugin có sẵn trên WordPress.org cũng đáp ứng được.
MeCode nhận phát triển plugin WordPress/WooCommerce custom theo yêu cầu cụ thể của bạn:
Các loại plugin thường làm:
- Plugin phân quyền user role tùy chỉnh
- Plugin tích hợp thanh toán với ngân hàng Việt Nam
- Plugin tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng
- Plugin đồng bộ dữ liệu với hệ thống bên ngoài
- Plugin báo cáo và thống kê chuyên biệt
Quy trình làm việc:
1. Tư vấn nhu cầu – Trao đổi để hiểu rõ vấn đề, workflow hiện tại và mục tiêu muốn đạt được
2. Phân tích và báo giá – Đưa ra giải pháp kỹ thuật, thời gian và chi phí cụ thể
3. Phát triển plugin – Code plugin theo đúng yêu cầu, cập nhật tiến độ định kỳ
4. Test trên môi trường thật – Cài đặt test trên site staging hoặc site thật của khách, điều chỉnh nếu cần
5. Bàn giao và hướng dẫn – Bàn giao source code, tài liệu hướng dẫn sử dụng
6. Hỗ trợ sau bàn giao – Hỗ trợ fix bug trong thời gian bảo hành, tư vấn nâng cấp tính năng
Khác với việc thuê dev freelance, MeCode có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng trong lĩnh vực khóa học online, membership, automation workflow. MeCode hiểu được pain point thực tế của doanh nghiệp, không chỉ code theo yêu cầu mà còn tư vấn giải pháp tối ưu.
Bạn Cần Plugin Custom Cho WooCommerce?
Nếu bạn đang gặp vấn đề tương tự – cần phân quyền nhân viên quản lý đơn hàng an toàn, hoặc cần bất kỳ giải pháp custom nào cho WordPress/WooCommerce, hãy liên hệ MeCode.
Với kinh nghiệm phát triển automation workflow và các plugin custom cho nhiều khách hàng, MeCode sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://mecode.pro
- Hoặc inbox trực tiếp qua Facebook: MeCode
Plugin Order Manager Role này đang chạy ổn định trên vài shop khóa học. Nếu bạn cần plugin tương tự hoặc có nhu cầu custom khác, đừng ngại liên hệ nhé.
Hashtags: #MeCode #PluginWordPress #WooCommerce #QuảnLýĐơnHàng #CustomPlugin #PhânQuyềnNhânViên #ShopOnline #KhóaHọcOnline
